Gentili lettori,

In questo articolo presupponiamo di partire da zero con le conoscenze di time management che abbiamo. Questo perché, trattandosi di un argomento del quale si dibatte molto ultimamente, c’è il rischio di confondersi ancora di più leggendo a tutto quello che capita sull’argomento. Quindi è possibile che alcune delle cose che troverete elencate in questo articolo possano essere già state letteo sentite, ma in ogni caso non si tratterà mai di indicazioni banali, anche se potrebbero sembrarlo a un’osservazione superficiale.

Ecco, quindi, alcune indicazioni di massima per sfruttare al meglio il proprio tempo e per riuscire ad aumentare la nostra produttività rispetto ad esso.

a) Scrivete le cose, appuntatele.

Uno degli sbagli più comuni nella gestione del tempo è cercare di usare la propria memoria per ricordare tutto. Non solo non ci riuscireste, ma dovreste affrontare una sostanziale confusione e spesso lo smarrimento dovuto alla quantità di informazioni e di dettagli accumulati. Usare un metodo di scrivere e appuntare le cose da fare e i progetti che abbiamo è un metodo efficace per mantenere ben ordinate le idee, risparmiare tempo ed essere più efficenti.

b) Date un ordine di priorità alle cose da fare.

Dare una priorità alle cose da fare aiuta a destinare il tempo nel modo giusto, assegnandone di più alle cose importanti e sottraendone a quelle che giudichiamo secondaria.

c) Fate un piano settimanale.

Ipiani settimanali prima, e giornalieri poi, aiutano immensamente a darsi degli obiettivi e a mantenerli. All’inizio della settimana avrete modo di stabilire e bilanciare i progetti a lungo termine con quelle urgenze che richiedono a breve la vostra attenzione.

d) Portate con voi un notebook o un palmare.

Per notebook intendiamo in blocco notes, mentre il palmare è la versione elettronica dello stesso. In questo modo non perderete nessuna delle idee che potrebbero venirvi mentre, se vi spostate, o in ogni caso, potrete appuntare fonti e notizie utili per il vostro lavoro.

e) Imparate a dire di no.

Questa è una cosa fondamentale. Molti di noi dicono sempre di sì e si riempiono di incombenze che non potranno mai portare a termine nel modo migliore, e che li distoglieranno da quelli che sono i nostri compiti principali. Imparando cortesemente, ma in modo fermo, a dire di no saremo in grado di limitare alla giusta quantità i nostri impegni.

f) Lasciatevi spazio per la formazione.

Per migliorare voi stessi è fondamentale che abbiate la possibilità di farlo attraverso del tempo dedicato alla vostra formazione e allo studio.

g) Fate una lista delle cose che vi impediscono di equilibrare il vostro tempo.

Delle vostre cattive abitudini ma anche di quelle degli altri. Intervenendo su queste situazioni risparmierete tempo che potrete impiegare molto meglio.

h) Non siate perfezionisti oltremisura.

Essere perfezionisti è una qualità, esserlo troppo è un difetto e anche grave. Spesso nasconde insicurezza ed è un modo per procrastinare il momento in cui si affronta la realtà.

i) Evitate le trappole dell’efficenza.

Mentre svolgete i vostri compiti chiedetevi sempre se sono necessari e se sono quelli che avete pianificato. C’è il rischio di perdersi in attività del tutto marginali solo per dimostrare stucchevolmente di essere efficenti.

l) Pianificate le vostre attività secondo i vostri cicli di rendimento.

Ognuno di noi sa quali sono i momenti della giornata nei quali è più o meno produttivo. Pianificate le cose più importanti per i momenti di maggior rendimento, e lasciate le altre per quando siete piu stanchi e meno produttivi.

Con questo termina la prima parte di questi consigli per la gestione del tempo. Domani ne analizzeremo altrettanti.